Visai neseniai vadovas įmonėje manęs paprašė padaryti produktyvumo darbe ir laiko planavimo prezentaciją. Norėdama tinkamai pasiruošti aš apklausiau keletą draugų ir kolegų – paprastų žmonių, kurių darbo stiliumi labai žaviuosi – jog šie pasidalintų savo patirtimi.
Remiantis mano apklausomis buvo galima padaryti daug išvadų apie tai, kaip planuoti savo laiką (ir kaip neplanuoti). Čia, labai „kondensuotoje“ formoje, aš pateikiu dvylika laiko valdymo ir planavimo principų. Tikiuosi, jog didžioji dalis jūsų suras patarimuose praktinės naudos.
Pirma – sunkiausi darbai. Tavo mama buvo teisi. Visuomet ryte susidorokite su tomis užduotimis, kurias išspręsti yra sunkiausia. Tuo metu jūsų energijos ir koncentracijos lygis yra aukščiausias. Kuo ilgiau atidėliosite svarbius darbus, tuo mažiau svarbūs jie taps.
Užsiimkite sprintu, ne maratonu. Praktiškai neįmanoma išsėdėti darbo vietoje po aštuonias ar daugiau valandų. Tad protinga būtų daryti nedideles koncentracijos kėlimo pertraukas. Užsistatykite žadintuvą kas 45-60 minučių, kad šis praneštų apie poilsio laiką. Ir nesustokite tol, kol žadintuvas nepradės skambėti!
Būkite egoistas. Kai pasidarysite savo prioritetinių darbų sąrašą, laikykite jį arčiau savęs negu nesvarbių darbų sąrašą. Kai susitvarkote su savuoju darbu, atsiranda darbo ir kitiems darbuotojams. Tačiau jūsų darbas turi būti nudirbtas pirmiausiai.
Reikalaukite kitus atlikti savo darbą. Kiekvieno mūsų darbas yra tarpusavyje susijęs, tad jūsų laiką dažnai atima tingūs kolegos. Neprašykite jo nudirbti savo darbo, bet reikalaukite! Nustatykite jiems deadline’ą – tuomet darbas vyksta daug kartų greičiau. Lygiai taip pat, jei kas nors jūsų paprašo atlikti savo darbą – atlikite.
Vienu kartu. Tikėtina, jog per dieną gaunate daugybę elektroninių laiškų, tačiau nejaugi pertraukiate savo darbą ir skubate atrašyti kiekvieną kartą gavus naują laišką? Geriau nustatykite atrašinėjimo į el. laiškus valandą – atrašykite ir pamirškite iki kitos dienos.
Tam tikras savaitės dienas paskirkite tam tikriems savaitės darbams. Tarkim, pirmadieniai ir trečiadieniai skirti bendravimui su klientais – susitikimai, videokonferencijos, aptarnavimas. Antradieniai ir ketvirtadieniai skirti bendravimui su personalu ir įmonės plėtros strategijai. Žinojimas kokius darbus kada dirbate “apšildo” jūsų smegenis konkrečioms užduotims. Ilgainiui prie savaitės grafiko priprantama.
Bendravimas akis į akį taupo laiką. Nesistenkite suprasti ką kolega norėjo pasakyti elektroniniame laiške – nueikite prie jo darbo stalo ir paklauskite. Tai taupo laiką, energiją ir apsaugo nuo aplaidžių klaidų. Komunikacijos aiškumas yra visa esmė.
Deleguokite. Išmokite deleguoti kuo daugiau darbų. Kai išmoksite tai daryti, pastebėsite, jog keičiasi ir jūsų vaidmuo bendrovėje – pereisite į kitą lygmenį. Žinokite, kokius darbus atliekate puikiai ir pasilikite juos sau. Žinokite, kur esate silpnas ir deleguokite tai.
Matuokite. Jeigu nesuprantate kur “pradingo” jūsų savaitė, atidžiau į ją pažvelkite. Skaičiuokite (valandos tikslumu) kiek laiko kokiems darbams skiriate – t.y. nuo atsikėlimo ryte iš lovos iki to momento, kai einate miegoti. Pratimas pažers nemažai naudingų įžvalgų!
Lankykitės sporto salėje. Dirbdami tiek daug “protinio” darbo mes patys to nepastebėdami imame ignoruoti savo kūną (be kurio, beje, mūsų galva nedirba). Reguliarios treniruotės sporto salėje padės trumpam atsipalaiduoti, suteiks jums daugiau energijos, didesnę koncentraciją ir saldesnį miegą naktį.
Sumažinkite tempą. Kartais reikia atsitraukti nuo visų gaisrų gesinimų, į kurį esame neišvengiamai įtraukti. Nusiraminkite, pamatykite bendrą vaizdą, planuokite ir neskubėdami imkitės pirmojo darbo. Atlikę jį iki galo (!), imkitės kitos užduoties. Ilgainiui įgausite pagreitį. Tačiau pirmasis žingsnis – sumažinti tempą.
Svarbiausia – gera nuotaika. Nėra nieko tokio rimto, iš ko nebūtų galima pasijuokti. Vienas geras skambus juokas per dieną ir įtampa atslūgsta, o darbas tampa produktyvesnis. Darbas yra darbas, tačiau tai nereiškia, jog kartais negalime leisti sau pasijuokti. Bendraukite su kolegomis ir juokitės!
Kristina VIČIŪTĖ
