Praėjusį kartą aptarėme komunikacijos svarbą apyvartinio kapitalo valdymui. Šį kartą panagrinėsime, kaip įmonės kolektyve sukurti lėšų valdymo kultūrą, kad kiekvienas darbuotojas, pats to nejausdamas, nuolat rūpintųsi įmonės lėšomis.
Darbuotojų elgesį įmonėje dažnai nulemia vadovybės rodomas pavyzdys ir konkrečiai kiekvienam darbuotojui taikoma motyvavimo sistema. Įgyvendinę praėjusiame straipsnyje aprašytas rekomendacijas galėsite būti tikri – jūsų darbuotojai žino, kad apyvartinio kapitalo valdymui įmonėje skiriama daug dėmesio, kas ir kokia apimtimi įmonėje atsakingas už jo valdymą ir kad už aktyvią pagalbą optimizuojant apyvartinio kapitalo rodiklius galima tikėtis ne tik žodinio pagyrimo, bet ir materialinių prizų. Tačiau norint pasiekti, kad kiekvienas darbuotojas, pats to nejausdamas, nuolat rūpintųsi įmonės lėšomis, to nepakanka.
Darbuotojų motyvavimo sistemos susiejimas su apyvartinio kapitalo valdymo rodikliais yra būtina priemonė siekiant suburti kolektyvą bendram tikslui. Toliau išdėstysiu, kaip konkretūs įmonės padaliniai veikia apyvartinio kapitalo valdymo rodiklius. Na, o nuspręsti, kaip procentine išraiška turi būti paskirstyta atsakomybė tarp padalinių konkrečioje įmonėje, turėsite patys (tam reikia turėti vidinės informacijos, todėl tai – individualus sprendimas).
Gautinų sumų apyvartumas – tai rodiklis, parodantis, per kiek vidutiniškai dienų su jumis atsiskaito jūsų klientai. Šiam rodikliui įtakos turi pardavimų, apskaitos, skolų išieškojimo bei gamybos ir logistikos padalinių darbas.
Pardavimų padalinio darbuotojams mokėti premijas reiktų tik nuo jų klientų per mėnesį ar ketvirtį apmokėtų sąskaitų faktūrų sumos. Taip skatinsite pardavėjus rinktis patikimus klientus ir sudaryti su jais ilgalaikes sutartis. Ilgainiui tai padės pagerinti klientų bazę (sumažins mažiau patikimų, susimokėti dažnai vėluojančių klientų skaičių) ir pardavimų prognozavimą. Be to, konkurentams bus sunkiau pervilioti pardavimų grandies darbuotojus – sudarę daug ilgalaikių sutarčių su patikimomis įmonėmis pardavėjai bus tikri dėl savo ateities pajamų ir gerai pagalvos, ar verta naujoje įmonėje net ir už didesnį bazinį atlyginimą pradėti viską iš naujo.
Naudą pajusite ir trumpalaikėje perspektyvoje. Tarkime, mėnuo baigiasi savaitgalį, tokiu atveju dauguma klientų sąskaitas bus suplanavę apmokėti ateinančios savaitės pradžioje, tačiau pardavėjai, žinodami, kad tai „skaudžiai“ atsilieps einamojo mėnesio pajamoms, pasistengs su dalimi klientų sutarti dėl sąskaitų apmokėjimo dar penktadienį. Tokiu būdu rūpindamiesi savimi darbuotojai pasirūpins ir įmonės lėšomis.
Daugiausia įtakos gautinių sumų apyvartumui pardavimų grandies darbuotojai turi dar ir dėl to, kad tik nuo jų priklauso, kokie atidėjimai bus sutarti derybose su klientais.
Gautinų sumų apyvartumas priklauso ir nuo to, kaip greitai informacija apie užskaitytas lėšas ir pradelstas skolas patenka skolų išieškojimo padaliniui. Paanalizuokite, per kiek laiko gavę pirmąjį priminimą apmoka sąskaitas nedrausmingi klientai. Pasvarstykite, ar galite paankstinti pirmąjį priminimą bent vena diena? Pabandykite nuolat priminimo laukiantiems klientams paskambinti likus kelioms dienoms iki termino, pasiteirauti apie prekių ar suteiktų paslaugų kokybę ir galimybę atsiskaityti laiku.
Prekių ir paslaugų kokybė, pristatymo terminai, aptarnavimo operatyvumas – visa tai gali prailginti arba sutrumpinti faktinį apmokėjimų terminą, todėl gamyba ir logistika, nors ir nedidele dalimi, bet taip pat turi įtakos gautinų sumų apyvartumui.
Atsargų apyvartumas – šis rodiklis parodo laiką, per kurį į sandėlį atvežtos žaliavos išgabenamos kaip gatava produkcija. Šiam rodikliui įtakos turi pardavimų, pirkimų, gamybos bei logistikos padalinių darbas.
Netikslios pardavimų prognozės bereikalingai išplečia gatavos produkcijos sandėlį, todėl tiesioginė pardavimų padalinio darbuotojų atsakomybė už atsargų apyvartumą skatins būti atsargesniems savo prognozėse. Taip pat labiau skatins ieškoti prastesnių tam tikros produkcijos pardavimo rezultatų – bendrauti su klientais (kaip jau buvo minėta, net prekės įpakavimo dizainas gali turėti lemiamos įtakos pardavimams bei atsargų apyvartumui).
Dažnoje organizacijoje pirkimų padaliniui keliamas vienintelis tikslas – įsigyti tam tikrą žaliavos kiekį mažesne kaina, todėl neretai pirkimų padalinio darbuotojai yra linkę užsakyti kiek daugiau žaliavų, nei to reikia iš tikrųjų. Atrodo, kad tik šiek tiek didesnis užsakymas sąlygos gerokai didesnę nuolaidą, tačiau dažnai pamirštama paskaičiuoti, kas organizacijai atneša daugiau naudos – pigesnės žaliavos ar mažesnės lėšos, įšaldytos apyvartiniame kapitale.
Pasidomėkite „Lean“, „Six Sigma“ ir kitomis gamybos procesų optimizavimo filosofijomis, kurios gali padėti sutrumpinti ir gamybos laiką, ir logistikos maršrutus. Būdami atsakingi už atsargų apyvartumą gamybos ir logistikos padaliniai bus skatinami nuolat ieškoti naujų optimizavimo galimybių, o tai neabejotinai duos teigiamų rezultatų.
Mokėtinų sumų apyvartumas – šis rodiklis parodo, per kiek vidutiniškai dienų jūs atsiskaitote su savo tiekėjais.
Panašiai, kaip ir gautinų sumų atveju, labiausiai šis rodiklis priklauso nuo derybų su išoriniais partneriais, tik šį kartą ne su klientais, o su tiekėjais. Todėl čia pirmuoju smuiku groja pirkimų padalinio darbuotojai, nuo jų derybinių įgūdžių labiausiai priklauso gautų atidėjimų dydis.
Ar kada svarstėte apie pirkimų konsolidavimą, kai kooperuodamiesi su savo įmonių grupės ar net konkurentų bendrovėmis (padedant asociacijoms ar bendroms įmonėms) galėtumėte pateikti didesnius užsakymus ir gauti geresnius atsiskaitymo terminus? O gal vienas iš jūsų tiekėjų gali pasiūlyti daug platesnį prekių asortimentą, nei esate įpratę iš jo įsigyti? Pakeitę kelis smulkesnius tiekėjus vienu stambesniu galite padidinti savo užsakymų krepšelį ir vėlgi derėtis dėl geresnių atsiskaitymo sąlygų. Visi šie sprendimai – pirkimų padalinio rankose.
Ne kartą yra tekę girdėti, kad dalis įmonių moka tiekėjams anksčiau, nei buvo numatyta, nes įmonės direktorius, turintis pirmojo parašo teisę, dažnai būna išvykęs ir su juo susisiekti reikiamą akimirką yra labai sudėtinga. Tokiu atveju jūsų buhalterija turėtų išbandyti mokėjimus su ateities data, kai įvedant ir tvirtinant mokėjimų pavedimus nurodoma sutartyje su tiekėju numatyta data.
Griežtesnė priimamos produkcijos kiekio ir kokybės kontrolė gali prailginti faktinius mokėjimų terminus, todėl gamybos ir logistikos padaliniai neturėtų likti nuošalyje dalinantis atsakomybe už mokėtinų sumų apyvartumą.
Apyvartinių lėšų ciklas – tai šis išvestinis duomuo, todėl jam įtakos turi visi aukščiau paminėti įmonės padaliniai.
Jei leidžia jūsų techninės galimybės, kintamą atlygio dalį skaičiuokite ne tik nuo asmeninių darbuotojo rezultatų, bet ir nuo jo padalinio ir net visos įmonės – tai skatins darbuotojus bendradarbiauti, kartu spręsti iškilusias problemas, vieningai siekti bendro tikslo.
Algirdas Bogdevičius, Danske banko lėšų valdymo skyriaus vadovas
TAIP PAT SKAITYKITE:
Specialisto konsultacija: kaip valdyti įmonės lėšas
Specialisto konsultacija: kaip išlaisvinti apyvartines lėšas?
